Trouver et contacter vos prestataires de mariage

Cet article a pour but de vous aider à trouver et contacter vos prestataires de mariage

Ça y est, vous êtes bel et bien lancé.es dans vos préparatifs de mariage. Vous avez la date (ou alors, vous êtes flexibles, ce qui est aussi un avantage, notamment pour la salle de réception), vous savez déjà où sera célébré le passage à la mairie, peut-être même la cérémonie religieuse.

Il faut maintenant passer à la recherche de vos prestataires de mariage, ceux qui feront que tout se déroulera sans stress, qui vous chouchouteront, qui donneront le meilleur d’eux-même pour que votre Jolie Journée soit une réussite totale. Bref, la Dream Team des prestataires de mariage!

Mais comment les trouver ? Et que dit-on lors du premier mail, du premier échange ? Comment contacter vos prestataires de mariage pour ne pas perdre de temps et qu’ils puissent vous répondre dans les meilleures conditions possibles.

Petit guide des bonnes pratiques pour trouver vos prestataires de mariage.

Étape 1 : listez les prestations dont vous avez besoin.

Oui, cela paraît logique, mais pensez à dresser une liste des prestataires donc vous allez avoir besoin.

Pour certains prestataires, la réponse peut paraître évidente (même si cela est possible, se passer de traiteur demande une certaine logistique lorsque l’on envisage d’inviter plusieurs dizaines de personnes).

Elle l’est moins pour d’autres prestataires de mariage. Souhaitez-vous déléguer la logistique des préparatifs à une Wedding Planner ? Si vous avez beaucoup d’enfants dans votre entourage, une ou plusieurs Baby Sitter sont-elles à envisager ? Souhaitez-vous une vidéo en souvenir de ce jour exceptionnel ?

Pour vous aiguiller un peu, voici une liste des prestations de mariage les plus répandues :

•             Salle de réception (salle des fêtes ou domaines privés)

•             Officiant cérémonie laïque

•             Traiteur

•             Pâtissier

•             Photographe

•             Vidéaste

•             Tenue des mariés (boutique de robes ou créatrices pour du sur-mesure, tenue du marié, chaussures)

•             Bijoutier pour les alliances et autres bijoux

•             Coiffeur

•             Maquilleuse

•             Décorateur

•             Fleuriste

•             Boisson (vins, bières, sodas..)

•             Animateur

•             DJ

•             Musicien, orchestre ou groupe de musique (pour le cocktail, la cérémonie..)

•             Baby-sitter

•             Matériel de décoration en location

•             Location de voiture

•             Gites / chambre d’hotes / hôtel pour loger les invités

•             Papèterie (faire part, remerciement…)

Étape 2 : dans les méandres des sites de recherches

Vous savez maintenant de qui vous allez avoir besoin.

Ok. Et maintenant, où est-ce qu’on les trouve ? Plusieurs possibilités s’offrent à vous.

            Les annuaires de prestataires

Il en existe plein ! En général, vous pouvez filtrer par type de prestataires et par région (ce que je vous conseille de faire bien évidemment, car il vaut à mon sens mieux faire appel à des prestataires qui sont sur place, comme je l’explique dans cet article : Pourquoi choisir des prestataires de mariage locaux ?)

            Les blogs mariages

En parcourant certains articles des blogs, vous pouvez avoir des adresses de prestataires.

Personnellement, j’en glisse très souvent à la fin de mes articles (comme ici pour les photographes). Et il y a aussi des articles dédiés à la présentation d’une sélection de prestataires comme celui-ci sur les créatrices de robes de mariée.

            Les réseaux sociaux

C’est un peu plus compliqué car il faut trouver les bons hashtags mais c’est faisable. Suivre d’autres comptes de futur.e.s marié.e.s égalalement, ou des comptes de blogueurs spécialisés mariage (comme moi sur ma page Instagram sur laquelle je met en avant régulièrement des prestataires éco-engagés)

Pour les hashtags, pensez à mettre par exemple le type de prestations et la région ou le département. Par exemple #decorateurmariage31 ou encore #traiteurmariageoccitanie

            Internet

Bah oui, on n’oublie pas nos « amis » les moteurs de recherches.

Là encore, soyez assez précis : type de prestation + région ou département (voir ville).

Et privilégiez un moteur de recherche green : Lilo ou Ecosia par exemple.

            Le bouche à oreille

Et je ne parle pas de celui des réseaux sociaux, mais bien celui de vos proches, vos amis, vos voisins…

Car ils seront vraiment honnêtes (enfin normalement). Si la prestation leur a plu, ils vous le diront. Si c’était moyen, vous les sentirez plus nuancés… Et s’ils ont détesté, alors en général, ils le crieront haut et fort !

Le top, avoir assisté à un mariage récemment ! Souvenez-vous de ce qui vous a plu ou non et demandez aux jeunes mariés les coordonnées de leurs prestataires.

            Les salons du mariage

Là encore, il y en a plein !

Des grands salons du mariage dans des halles d’exposition ou des plus confidentiels dans des domaines privés, vous en trouverez forcément près de chez vous.

C’est un excellent moyen pour un premier contact.

Toutefois, pensez que c’est parfois un exercice difficile pour les prestataires. Certains ont l’habitude de ce genre de salons, d’autres y vont mais ont parfois envie de se cacher (ce qui était mon cas, je détestais ça ! J’étais bien plus à l’aise en rendez-vous individuel !). Donc n’hésitez pas à laisser vos coordonnées et ils vous rappelleront dans les jours qui suivent.  

            Les autres prestataires

Le monde du mariage est relativement restreint. Même si de nouveaux venus arrivent sur le marché chaque année, les prestataires se connaissent tous plus ou moins sur un secteur géographique donné.

Ils ont souvent travaillé ensemble sur une ou plusieurs prestations, parfois ils ont organisé des shootings d’inspiration.

N’hésitez donc pas à leur demander qui ils peuvent vous recommander. S’ils ont aimé travailler avec certaines personnes, ils vous les conseilleront.

Les salles de réception ont souvent la liste des prestataires de mariage qui sont déjà intervenus chez eux, et croyez-moi, si un prestataire a laissé la salle ou les cuisines dans un état lamentable, ils s’en souviendront.  

Étape 3 : passez votre tenue de Sherlock Holmes avant de contacter vos prestataires de mariage.

Vous voilà avec des tas de noms de prestataires… Bien évidemment, vous n’allez pas tous les contacter. Il va falloir effectuer un premier tri.

Il va vous falloir regarder et vérifier plusieurs choses :

• Leur site internet. C’est leur vitrine ! Comme celle d’un magasin, elle doit refléter ce qu’on va trouver derrière.
  • La zone géographique (on revérifie encore une fois, car parfois, les moteurs de recherches ou les filtres font n’importe quoi !)
  • Le style (plutôt mariage princesse ou rock par exemple ? est-ce que cela semble correspondre à ce que vous aimez ?)
  • Photos des prestations (notamment pour les photographes, les traiteurs, les décorateurs…)
  • Tarifs s’ils sont affichés (est-ce votre gamme de prix ? cela vous semble-t-il d’avance au-delà de ce que vous êtes prêts à mettre ?)
  • Avis clients (même si cela reste toujours à prendre avec des pincettes car évidemment les prestataires les sélectionnent !),
  • Valeurs écoresponsables… (oui vous êtes sur un blog écolo ! je ne pouvais pas ne pas le citer !)
  • Et numéro SIRET (souvent mis en bas de page d’accueil, ou dans les CGV). Pour rappel, embaucher un professionnel vous évitera bien des problèmes… et cela est légal !

• Leurs réseaux sociaux. Cela reste un bon moyen de vérifier l’actualité du prestataire… et s’il est toujours en activité ! Là encore, si vous avez un doute, gardez le prestataire en mémoire et contacter le quand même. Par exemple, en pleine saison d’été, ils sont beaucoup plus occupés sur les prestations de la saison que sur leur communication. Ils ont aussi le droit de prendre des vacances ! Et parfois, les réseaux sociaux, ce n’est pas trop leur truc !

• Les avis clients : s’ils sont référencés sur des annuaires de prestataires, il y a parfois des avis que les anciens clients déposent directement sur la plateforme. Il y en a beaucoup, c’est bon signe. Il y en a peu, vérifiez depuis quand le prestataire est en activité. Si cela ne fait que quelques mois, pensez qu’il faut du temps pour récolter des avis.

Créez-vous un fichier pour résumer tout cela (un fichier Excel tout bête peut faire l’affaire. D’autres utiliseront Notion pour regrouper toute l’organisation du mariage en un seul et même espace).

Étape 4 : les informations importantes à communiquer lorsque vous contactez vos prestataires de mariage

Vous avez dressé une première liste des prestataires qui vous paraissent sympas, avec des valeurs communes, près du lieu de la réception et qui semble dans vos tarifs (ou alors vous n’avez aucune info sur les prix et ce n’est pas grave !)

Il faut maintenant contacter vos prestataires de mariage. Optez pour le mail, plus facile pour garder en mémoire une conversation que les réseaux sociaux où votre message sera perdu dans le fil de discussion.

Juste un rappel de base : on oublie le « vos tarifs svp » (j’en ai eu beaucoup).

Comme tout contact dans la vraie vie, on pense aux formules de politesse. Bah oui, c’est la base, et pourtant, je vous jure que c’est loin d’être toujours le cas.

Donc on commence par Bonjour !

Ensuite pas besoin d’écrire un roman mais quelques informations vont être nécessaires pour le prestataire de mariage :

• La date (ou celle que vous aimeriez si vous n’avez pas encore booké la salle). Cela évitera de partir sur un échange plus approfondi et de se rendre compte que finalement, il est déjà pris ce jour-là !
• Le lieu de réception si vous l’avez déjà
• Le nombre de convives envisagés (pour le traiteur, cela a son importance par exemple)
• Si vous habitez à coté ou non (si vous êtes domicilié dans les Dom/Tom mais que vous vous marier à Lille, cela change un peu la donne en terme d’échange. Rien de rédhibitoire mais il faut juste s’adapter !)
• Le style ou le thème envisagé si vous avez déjà une idée (pour le décorateur, cela peut-être important).
• Le type de prestation dont vous avez besoin : notament pour les wedding planner, les décorateurs. Avez-vous besoin d’un coordination complète ou juste de la gestion du jour J ? Avez-vous une cérémonie laïque à mettre en place ou juste les tables ?
• Pourquoi vous avez fait appel à lui ? Est-ce que vous avez aimé le style des prestations qu’il a déjà effectué ? Est-ce ses valeurs éco-responsables ? Ce n’est pas indispensable mais ça met dans de bonnes dispositions et cela permet de savoir si vous allez vous accorder)
• Par quel moyen vous l’avez connu (notamment pour le bouche à oreille ou si c’est un autre prestataire qui vous le recommande)
• Autres questions (rencontre  ou appel possible, demande de tarif ou gamme de prix, demande de brochure..).
• Et on n’oublie pas vos noms, prénoms, numéro de téléphone et rappel de l’adresse mail.

Devez-vous mentionner votre budget dès le premier contact ?

La réponse ne va peut-être pas vous aider vu comme ça mais je dirai : ça dépend !

Ça dépend de vous et de votre rapport à l’argent.

Ça dépend du prestataire à qui vous vous adressez (ce n’est à mon sens pas la peine pour le traiteur qui aura ses tarifs fixes ou si c’est un prestataire qui va devoir s’adapter à votre budget comme le wedding planner. En effet, il y aura son tarif prestation (avec lequel il va se payer donc) et la recherche des autres prestations qui devra alors s’accorder à votre enveloppe budgétaire. C’est la même chose pour un décorateur.

Ça dépend de vos connaissances du marché. Car oui, c’est certainement la première fois que vous organisez un mariage et vous avez le droit de ne pas savoir combien va coûter un wedding planner, un officiant de cérémonie laïque, une voiture de location avec ou sans chauffeur. Vous vous renseignez et c’est ok !

Pourquoi vous n’aurez peut-être pas de tarifs de suite après avoir contacter vos prestataires de mariage ?

Pour certains prestataires, les tarifs sont fixes. C’est le cas des traiteurs par exemple, qui sait exactement à combien il va facturer ses bouchées pour le cocktail ou ses plats de viande.

C’est parfois moins évident pour d’autres prestataires. Comme le décorateur par exemple, qui ne facturera pas la même chose pour une cérémonie laïque de 60 convives ou s’il fait la décoration totale de toute la journée. Il pourra peut-être vous donner son tarif de prestation mais pas le tarif du matériel qui sera ajusté au fur et à mesure des décisions prises durant l’élaboration du projet.

Et enfin, d’autres prestataires ne vous présenteront leurs tarifs qu’après vous avoir rencontré et présenté leur argumentaire. C’est une autre façon de faire.

Et ensuite ?

Vous avez les devis, vous avez rencontré les prestataires, le feeling passe bien mais vous hésitez encore.

C’est normal !

Toutefois, ne prenez pas trop de temps pour réfléchir. Certains prestataires de mariage sont très vite bookés (les salles de réception, les traiteurs, les DJs aussi).

Donc si vous avez un coup de cœur et que c’est ok niveau tarif, foncez.

Avant de signer, vérifiez-bien que le devis est vraiment détaillé et que tout ce que vous avez demandé est bien notifié.

Re-vérifiez le numéro SIRET également, par exemple sur le site Infogreffe.

Et si vous déclinez son offre, ce n’est pas grave, mais prévenez-le ! c’est la moindre des politesses (oui encore !).

J’espère que cet article vous aura aider à trouver vos prestataires de mariage.

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